Seo
vanmdfbinhduong.com
Khách hàng mua ván gỗ ghép cao su, gỗ ghép thông, Sồi, Tần Bì ván phủ keo bóng và veneer vân Sồi Nga, Xoan, Birch...
BỐN PHƯƠNG - ĐỒNG HÀNH CÙNG BẠN, TIẾN TỚI THÀNH CÔNG

Từ Điển
Web liên kết :
sàn gỗ tự nhiên gỗ cao su

Văn phòng phẩm thiết yếu (định nghĩa, phân loại ) !


Văn Phòng phẩm (stationery) tuy chỉ chiếm chi phí nhỏ trong công ty nhưng là những vật dụng cần thiêt cho hoạt động văn phòng. Ngoài ra văn phòng phẩm còn được dùng trong gia đình, học tập như bút , tập vở ... 

Văn phòng phẩm tuy chỉ là những vật dụng nhỏ nhưng đóng một vai trò không nhỏ trong cuộc sống.    

Tuy chi phí văn phòng phẩm chỉ chiếm một phần nhỏ trong hoạt động của công ty nhưng không vì thế mà có thể sử dụng văn phòng phẩm một cách phung phí, tùy tiện. Trong thời buổi bão giá và lạm phát như hiện nay, vấn đề tiết kiệm được đặt lên hàng đầu vậy nên tiết kiệm văn phòng phẩm cũng không phải ngoại lệ . 

Có thể định nghĩa văn phòng phẩm là những vật phẩm đơn giản phục vụ cho các hoạt động văn phòng như : giấy in, sổ, giấy viết, bút (chì, bi), ghim, kẹp, giấy bóng kính, túi nhựa, cặp nhựa, băng dính, hồ dán, phong bì, túi bìa cứng, sổ cặp tài liệu,...

Chúng ta có thể phân loại văn phòng phẩm như sau :
 
Phân loại văn phòng phẩm theo vật liệu :

    Đồ dùng bằng giấy như : giấy in, giấy viết, cặp giấy
        +Giấy photocopy
        +Giấy in laser
        +Giấy in phun
        +Giấy can
        +Giấy viết
        +sổ, vở văn phòng
        +Giấy ghi việc: en:Post-it note
        +Cặp tài liệu văn phòng bằng giấy
        +Phân trang hay chia file bằng giấy
    Đồ dùng bằng nhựa:
    Đồ dùng bằng gỗ:
    Đồ dùng bằng kim loại:


Phân loại văn phòng phẩm theo công dụng :

    Dụng cụ cơ bản và nhãn
    Cặp đục lỗ và các thiết bị
    Business Cases
    Lịch và kế hoạch
    Sản phẩm in ấn
    Đồ dùng trên bàn
    Quà tặng
    Lưu trữ tài liệu
    Giấy, tiêu đề thư, phong bì và biểu mẫu văn phòng
    Bút: Bút bi, bút chì, bút bi kim, bút dạ kim, bút dạ, bút đánh dấu, bút tẩy...
    Máy in, máy fax và các thiết bị kèm theo
    Hàng khuyến mãi
    Đồ dùng học sinh

Sau đây là một số loại văn phòng phẩm thiết yếu :

Ngày nay, đồ dùng văn phòng phẩm là những vật dụng thiết yếu trong mỗi văn phòng, công ty. Hầu như văn phòng nào cũng cần đến những đồ dùng như giấy in, các loại bút, folder đựng tài liệu, sổ tay, máy fax, máy in, máy photocopy, kệ đựng hồ sơ, hộp đựng name card… Mỗi vật dụng có vai trò riêng và giúp các nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

1. Các loại giấy

Đây là đồ dùng văn phòng phẩm không thể thiếu trong mỗi văn phòng, công ty. Đầu tiên là giấy copy A4 để in, phô tô các tài liệu, hợp đồng làm ăn, nội quy, thông báo… Tiếp đó là các giấy note giúp mỗi nhân viên ghi nhớ những việc cần phải làm, những ý tưởng sáng tạo. Ngoài ra còn có loại giấy in hóa đơn, chứng từ bán hàng, tem sản phẩm cho bộ phận kế toán, bán hàng.

2. Các loại sổ

Thông dụng nhất là sổ sách kế toán và các loại sổ văn phòng mà mọi công ty đều cần đến. Các loại sổ sách dành cho kế toán sẽ bao gồm phiếu chi, phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn bán lẻ, sổ lương. Sổ văn phòng sẽ được phân phát cho mỗi nhân viên để ghi chép trong quá trình làm việc và thường là sổ tay loại nhỏ gọn.

3. Folder đựng tài liệu

Tất cả các công ty đều sử dụng loại văn phòng phẩm này, giúp cho việc quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả, chuyên nghiệp hơn. Folder đựng tài liệu hay còn gọi là kẹp tài liệu rất hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc hoặc sử dụng trong các buổi ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng.

4. Bút

Bút là một trong những vật dụng văn phòng phẩm cần thiết nhất ở nơi làm việc. Ngoài bút bi là loại thông dụng nhất, nhân viên văn phòng còn cần đến bút chì, bút nhớ, bút cắm bàn, bút xóa. Ngoài ra còn các loại bút dạ, bút laser sử dụng trong các cuộc họp hoặc khi thuyết trình.

5. Các loại máy văn phòng

Máy văn phòng cũng là những đồ dùng thường thấy ở các công sở. Những loại máy mà các công ty thường dùng là máy tính, máy chấm công, máy chiếu, máy fax, máy in, máy phô tô hoặc máy hủy tài liệu. Bên cạnh đó còn có máy đóng sách hoặc máy đếm tiền dành cho các ngân hàng hoặc các công ty chuyên về kinh doanh, buôn bán.

6. Các vật dụng văn phòng phẩm khác

Các vật dụng văn phòng phẩm khác như kệ đựng hồ sơ, hộp đựng name card, kéo, thước kẻ cũng rất cần thiết cho các nhân viên văn phòng. Ngoài ra, còn những đồ dùng mà chúng ta có thể thấy ở bất kì văn phòng nào như bấm ghim, kẹp bướm, bấm lỗ, băng keo, hồ dán…

Và để tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm bạn nên :

Đồ dùng văn phòng phẩm là một phần không thể thiếu của các công ty, trường học và việc mua sắm cũng chiếm chi phí khá lớn. Áp dụng một vài bí kíp khi mua sắm và sử dụng văn phòng phẩm dưới đây sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm được một số tiền đáng kể.

 1. Mua văn phòng phẩm với số lượng lớn

Khi mua văn phòng phẩm, vật tư văn phòng với số lượng lớn sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể. Với những khách hàng đặt hàng với số lượng lớn thì các nhà cung cấp thường có ưu đãi đặc biệt. Bạn có thể đặt mua định kỳ hàng tuần, hàng tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần.

2. Tận dụng mua văn phòng phẩm các đợt giảm giá

Để tiết kiệm chi phí, bạn cũng có thể tận dụng các đợt giảm giả của các nhà cung cấp văn phòng phẩm. Họ thường có những đợt giảm giá từ 5-10% hoặc 20% để kích cầu mua sắm. Bên cạnh đó, bạn có thể mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm trên mạng để tiết kiệm chi phí. Khi mua online, bạn sẽ so sánh được mức giá, biết công ty nào đang giảm giá và nhanh tay đặt mua.

3. Mua văn phòng phẩm của nhà cung cấp quen

Khách quen thường nhận được nhiều ưu đãi hơn. Nếu bạn là khách hàng lâu năm của một đơn vị cung cấp văn phòng phẩm thì cũng sẽ nhận được mức giá chiết khấu, tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng phản hồi về sản phẩm và được nhà cung cấp nhanh chóng tiếp nhận hơn. Và do là đối tác lâu năm nên chất lượng sản phẩm cũng đáng tin cậy hơn.

4. Bổ sung văn phòng phẩm trước khi hết

Bạn không nên đợi đến khi văn phòng phẩm hết hẳn mới đặt mua vì vừa làm công việc bị gián đoạn vừa dễ bị hét giá khi mua văn phòng phẩm quá gấp.  Mua định kỳ mỗi tháng một lần hoặc 3 tháng, 6 tháng một lần tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn để được mua với giá sỉ và luôn có sẵn khi cần thiết.

5. Tiết kiệm giấy và mực in

- Dùng ít giấy hơn:

Hãy luôn kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp của các tài liệu trước khi in để không phải in lại. Với những tài liệu quan trọng như hợp đồng ký kết, hóa đơn thì có thể in một mặt, còn những tài liệu chỉ đọc tham khảo có thể dùng giấy đã in một mặt. Hoặc có thể gửi email các văn bản thay vì in ra giấy để tiết kiệm giấy in.

- Sử dụng ít mực in:     

Để giảm thiểu lượng mực in, bạn có thể tăng tốc cho in đồng thời tiết kiệm mực in bằng cách chỉnh các setting liên quan đến chất lượng in như chế độ Fast draft hoặc Fast print. Ngoài ra, bạn có thể tăng tốc độ in bằng cách giảm thiểu các hình ảnh trong file in hoặc lắp thêm RAM cho máy in (nếu được, tùy từng model máy).

Bên cạnh đó, để giảm bớt chi phí mực in, công ty bạn có thể mua các máy in có hộp mực lớn và bơm mực của hãng thứ ba. Bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí in ấn nhưng mực của hãng khác có thể làm giảm tuổi thọ máy in của bạn và chất lượng bản in sẽ không thể tốt bằng mực in chính hãng.

Các tin khác